探讨工程项目合同创新管理

日期:2019-11-03编辑作者:五金工具

铝道网】财务管理与合同控制作为当前项目管理中的重要内容,两者紧密相关,共同促进,对加强财务管理中的多元化管理具有重要意义。而伴随着市场竞争的日趋激烈,加强合同控制中的风险控制就尤为重要。因此,财务管理部门要积极寻求有益的渠道参与到合同控制中来,不断加强财务管理中的合同控制,以发挥财务管理在管理中的重要作用。 一、财务管理中合同控制的现状分析 伴随着合同制度的逐步健,企业的合同管理也越来越完善。在当前的企业管理中,企业一般专门设置了相应的合同管理部门以及专门的人员进行管理。但是由于财务部门与合同管理部门之间缺乏及时有效的沟通联系,很多时候就难以实现资源的共享,办事效率较为低下;再加上财务报表与业务的脱节,导致其提供的数据也难以为管理者提供有用的支持,这无疑也影响了合同控制在财务管理中积极作用的实现。更加不容乐观的是,一些中小企业未必都有专业的法律人员,这时,财务人员还不得不自行完成合同的全面风险控制。 要改变这种情况,财务管理人员就要不断提高自身素质,加强经营理念的转变,切实将合同控制纳入到财务管理中来。在合同的起草环节就要做好财务控制,事前防范,事中控制,事后补救,以获得企业的利益较大化。 二、财务管理与合同管理分析 财务管理与合同管理具有紧密的联系,而伴随着市场竞争的日益加剧,如何较大限度的规避风险,获取更大的收益就成为了财务管理部门必须要考虑的问题。因此,财务人员要积极主动的参与到合同管理中来,掌握合同相关的法律概念,加强对当前政治经济形势的分析判断,运用其敏感的辨别能力来降低风险,获取较大收益。在信息化高度发达的今天,财务人员更要不断更新财务管理人员的理念,提升其素质,对销售合同、设备物料采购合同、服务采购合同、工程合同和租房合同等实行全方位的跟踪式管理,以此来逐步降低风险,提高经济效益。 三、加强财务管理中的合同控制的策略 合同管理是财务管理中的重要内容,财务部门要对合同进行全方位的管理,运用管理职能以及合理的管理方法及时的履行管理职能。在项目实施的各大阶段,财务人员都要遵守合同规定,坚持企业自身的信誉。在合同的执行过程中要严格控制各项目的支出,财务管理人员在做好基础服务的基础上加强合同控制,可以主要针对以下方面开展: 1、签约前对合同实施分类管理 在合同签订之前,相关的财务人员要积极配合合同管理部门做好准备,谨慎对待,特别对以下两类合同重点管理: 经济类合同的签订策略。在起草经济类合同时,财务部门要提前对涉及财务的相关条款给予意见与建议,同时在合同审过程中更要进行严格的把关,以避免在合同签订过程中带来的一系列的财务风险。把财务人员的合同审查重点放在合同主体、价格、担保、支付方式与合同支付条件、合同票据、关键节点、合同生效与合同变更等细节上。例如对于合同主体的审查,在签订合同时要注意合同是否符合国家批准的经营范围,是否符合本单位的经济利益,同时也要注重双方部门是否具备有履行合同所签订数据的能力,如加强对对方企业可靠性的调查,以确保其真实可靠。相对于所设计的财务数据更要进行严格的控制,确保其准确无误,积极递交合同管理部门进行盖章以保证其合法性。 工程类合同的控制与管理。要加强对工程项目的直接费用的管理,此类合同价格大,但是格式相对规范,这时财务人员更要通过对详细的条款作出分析,建立起完备的查账表,通过合同的形式将之反映出来,便于日后的核实。 要确定工程项目的间接合同所需的费用,包括一系列的融资合同以及保险合同等等。这类合同前期需做大量的工作,风险相对也较大。因此,财务人员要及时跟进,及时关注合同项目的相关进度,同时也要较大程度地防范合同带来的风险,节约费用。 2、财务管理人员的履约控制重点 加强合同交底与备案策略。很多单位在签约时很重视,一旦合同签订,对合同分析和合同交底往往不够重视,甚至忽视,给日后的合同纠纷埋下隐患。因此,企业应建立合同交底制度,合同管理部门按制度要求及时将合同的原件送往财务管理部门进行备案,根据合同的性质进行分类收藏,随时做好目录更新。同时企业应搭建信息化管理平台,加强合同的信息化管理,使各相关人员充分明确工作职责,积极掌握合同的具体内容。 财务人员需按照合同的具体要求加强财务结算。凡未按合同协议条款履约的,或应签订书面合同协议而未签订的,或验收未通过的业务,财务管理部门有权拒绝付款。财务人员切实做好质量验收,更要注重相关的质量保证,并配合各部门积极做好合同款项的收缴工作。在结算时要严格按照清晰的结构、准确的结论进行资源的变动,要有详细的数据作为支撑。 加强合同变更控制与管理。财务人员要认识到履约过程中合同变更是正常的,项目实施具有复杂性、长期性等特点。必须强化变更意识,建立健全合同变更管理制度、报告和行文制度,使合同变更过程有审批手续,变更后合同内价格的确定有章可循,减少和避免变更的随意性。财务人员应掌握变更的原则,分清合同变更性质,重点关注工作量的变化、工作性质的变化和工作范围的变化,保障合同更好履行和项目目的的实现。 针对我方违约的控制和对方违约的控制,首先应加强对各管理人员进行合同管理及索赔的宣贯和教育,同时建立企业监督保障机制。合同履行过程中,如对方可能发生违约、不能履约、延迟履约等行为的,或企业自身可能无法履行或延迟履行合同协议的,企业各部门间须深入协调与监控,及时发现影响履行的原因,密切配合及时采取应对措施,并向企业有关负责人汇报。对方违约时,应当按合同协议条款约定收取违约金,违约金不足以弥补企业损失时,应当要求对方赔偿损失,必要时应采取相应的保全措施。企业自身违约时,应当由合同协议承办部门以书面形式报告企业有关负责人,经批准后履行相应赔偿责任。 面对合同争端,财务人员应根据合同纠纷调处制度,区别对待。合同协议在履行过程中发生纠纷的,应当依据国家相关法律法规,在规定时效内与对方协商谈判并向企业有关负责人报告。经双方协商达成一致意见的合同协议纠纷解决方法,应当签订书面协议,由双方法定代表人或其授权人签章并加盖单位印章后生效。合同协议纠纷经协商无法解决的,应向企业有关负责人报告,并依合同协议约定选择仲裁或诉讼方式解决。法律部门会同有关部门研究仲裁或诉讼方案,报企业有关负责人批准后实施。纠纷处理过程中,任何单位或个人未经授权,不得向对方作出实质性答复或承诺。 在当前的市场经济高速发展的情况之下,企业要想在日趋激烈的国际环境中健康持续发展,就必须强化合约意识,不断加强自身的管理水平。综合分析,财务人员可抓住财务管理的重要环节进行管理,不断加强合同控制,严格按照合同的相关内容进行经济核算,以不断提升经济管理水平和控制能力,发挥财务管理在管理中的重要作用,来迎接当前日趋激烈的竞争环境,保障企业立于不败之地。

合同管理全过程就是指合同由洽谈、草拟、签订、生效开始,直至合同失效为止的整个过程,不仅要重视签订前的管理,更要重视签订后的管理。系统性就是指企业要形成完善的合同管理体系,凡涉及合同条款内容的各部门都要一起来管理。动态性就是指要注重合同履约全过程的情况变化,特别要掌握对本企业不利的变化,及时对合同进行修改、变更、补充或中止和终止。切不可以为签了合同就万事大吉,把合同束之高阁,要防止由于合同管理不善而遭到的惩罚。根据建设工程施工合同管理的一些特征,我认为建筑施工企业的合同管理要做好如下几方面工作。1 施工企业要形成完善的合同管理体系形成完善的合同管理体系是合同管理系统性特点的要求,要完善合同管理体系主要是建立和健全企业合同管理的组织网络和制度网络。组织网络,是指企业要由上而下地建立和健全合同的管理机构,使企业合同管理覆盖企业的每个层次,延伸到各个角落。一般地说,中小型的建筑施工企业,本部应当设合同管理专职部门,项目经理部应设合同管理岗,企业应聘请常年法律顾问。法律顾问起到法律咨询、组织仲裁、诉讼的作用。合同管理部门对企业合同的签订和履行负有监督、检查和指导的职责。制度网络,一是指企业要就合同管理全过程的每个环节,建立和健全具体的可操作的制度,使合同管理有章可循。这些环节包括:合同的洽谈、草拟、评审、签订、下达、交底、学习、责任分解、履约跟踪、变更、中止、解除、终止等。二是指企业应有自己的合同管理制度,公司合同管理部门要负责制定切实可行的合同管理制度,使管理工作有章可循。建立和健全建筑施工企业的合同管理制度,必须根据我国的《合同法》和相关的法规,以及企业的实际情况。《合同法》的大多数法律条文都可以纳入企业合同管理制度之中。合同管理的组织网络和制度网络,构成企业合同管理体系。体系的动作,必须通过定期的检查来保证。要检查合同管理组织和制度是否适应合同管理的需要和市场需要。对不适应部分进行必要的调整。简单地说,对合同管理体系也应进行动态控制,及时调整,不断完善。2 加强工程建设合同实施全过程的管理工程建设合同主要分合同签订、合同履约 2 个阶段进行管理。2.1 合同签订阶段在合同签订阶段,企业一定要严格合同的评审和签订程序。一般来说工程建设合同分3 个部分:协议书、通用条款以及专用条款,每个不同的项目,其专用条款部分都不同,它根据自身工程特点,双方协商确定的符合该工程实际情况的特殊条款。具有很强的针对性,是合同的重要组成部分。合同评审应结合公司IS09001 质量体系的要求进行,合同评审分为投标前的合同评审和合同签订前的合同评审。投标前由合同管理部门负责对投标文件中有关合同的条款进行评审,重点关注工程款支付方式和合同违约责任的处罚。投标前合同评审是控制公司风险的第一步,在这个时期一定要充分考虑风险,因为一旦中标就必须按投标文件的合同条件和建设单位签订合同。否则就视为违约,投标保证金将被没收,公司信誉也要受损。每一项工程合同签订前,应按照公司合同评审程序文件要求对企业与建设单位双方拟定的合同内容进行各部门的评审。合同评审由合同管理部门组织,分别送公司工程部、技术质量部、财务资金部等相关部门进行评审,合同管理部门对评审后的意见汇总并提出对合同的修改意见,由公司主管领导对合同的修改意见进行批示。在批示的基础上与建设单位洽商修改,最后盖章、签字送出合同。合同评审必须认真考虑各条款的实行性,各个环节紧密相连,不出漏洞。2.2 合同履行阶段企业应重视合同的实施和跟进。企业应根据双方协商签订的合同条款,正确履行、管理项目,保证项目的质量、工期、安全、文明施工,保证企业的形象和信誉。合同的实施和跟进要求企业内部人员具有较高的素质,能理解合同,严格按照合同条款办事,认真履行合同,并且随时跟踪工程的满足性,及时解决问题。项目经理部和公司合同管理部门在合同履约阶段应注意做好各自的工作。在合同履约阶段项目经理部主要需做好以下几点工作:1)及时变更应变更的合同。在建筑施工合同履约过程中合同变更是正常的事情,合同变更包括合同内容变更和合同主体的变更2 种情形。合同变更的目的是通过对原合同的修改,保障合同更好履行和一定目的的实现。不少负责履约的管理人员缺乏这种及时变更的意识,结果导致了损失。作为承包方的建筑施工企业,是为了维护自己的合法权益,关键在于变更要及时。把双方有关工程的洽商、变更等书面协议或文件视为合同的组成部分,因此必须给予足够的重视。2)及时发出的书函(会议纪要)。在履约过程中及时地发出必要的书函,是合同动态管理的需要,是履约的一种手段,也是建筑企业自我保护的一种招数。3)应签证确认的一定要办理签证确认。履约过程中的签证是一种正常行为,有的签证都为日工期计算和经济补偿提供依据。如果项目经理部对此不重视,当发生纠纷时,很可能因无法举证而败诉。4)应当追究的一定不要超过了诉讼时效。建筑行业被拖工程款的情况相当严重,所以企业应定期清理被拖欠工程款,应当追究的就要在有效时期内起诉。有些拖欠没有诉诸法律,但当起诉时才发现已超过了诉讼时效,无法挽回损失。超过了诉讼时效等于放弃债权主张,等于权利人放弃了胜诉权。5)应当重视证据的法律效力。并不是所有书面证据都具有法律效力的。有效的证据,应当是原件的、与事实有关的、有盖章和签名的、有明确内容的、未超过期限的。对于这些具备法律效力的书面证据一定要按公司资料管理的要求保存。6)公司合同管理部门对合同的实施和跟进主要需做好以下几点工作:① 监督检查各项目经理部履行合同的情况,及时发现薄弱环节,提出补足措施,防止企业自身发生违约情况,保证合同正确履行。② 检查合同履行过程中对方可能发生和已经发生的违约情况,预防对方违约,并对违约事件提出索赔;参加合同纠纷的处理,提出适当对策,保护本企业权益不受损失。③ 定期和不定期地总结合同履行的全面情况,总结成功的经验,汲取教训,提出改进合同管理工作的建议,供以后工作参考。总之,建筑施工企业对建设工程合同的管理是一项系统性的工作,对企业的生存和发展起着重要影响,企业应该根据自身的特点采用不同的方式方法来提高合同管理水平。3 结束语在工程项目的建设管理中,合同管理发挥着重大作用,许多行业专家和企业管理者已将它作为一项基本制度纳入工程项日管理中,合同管理在工程项目管理中发挥了重要的作用。我们只有努力提高合同管理水平,在合同管理上走先进化的道路,才能使合同管理更加规范化、程序化和法制化,才能进一步规范市场行为,推动我国工程建设市场健康有序地发展,提高企业的竞争力。

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