如何发挥ERP系统中的财务监控职能?

日期:2019-11-01编辑作者:五金工具

铝道网】ERP即企业资源划系统,是指建立在信息技术基础上,以系统化的管理思想,为企业决策层及员工提供决策运行手段的管理平台。由于ERP系统可以使公司采购、销售、财务等各环节无缝连接起来,实现资源的集中配置和数据的集中共享,避免在各部门产生“信息孤岛”,面监控企业的财务状况。财务部门作为企业对内、外披露会计信息的部门,有责任和义务为各方提供真实、准确、有效的会计信息。随着信息使用者对信息质量要求的进一步提高,财务部门也要求提供质量越来越高、越来越精细的财务信息。ERP应用以后,强大的集成、联查、计划对比、获得能力分析等功能大大改善了财务数据质量,挖掘了财务在管理中的职能。现代化管理技术对财务管理的效果可以从以下六个方面得到体现。 一、促进了会计职能的转变和财务管理水平的提高 实行ERP后,进销存数据由采购和销售模块集成而来,采购定单、销售定单、销售发票等日常管理业务所产生的数据,由业务人员一次录入、导人,各相关部门即实现资源共享,财务凭证自动产生,消除了业务、油库、财务等部门账面数不一致的现象。财务人员逐步由核算型向管理型、由事后被动反映向实时监督和过程控制转变。借助于ERP系统每天都可以查询到本单位的财务状况和获利情况,信息穿透可随即查询,为财务人员参与经营、参与管理、适时监控提供了信息支持。传统的会计核算与监督主要是事后的核算与监督。随着管理要求的提高,会计的核算与监督职能已经拓展到事中与事前领域。会计监督与会计核算是紧密联系的,对经济活动进行会计核算的过程,同时也是实行会计监督的过程。 ERP项目实施之后,相关的基础数据会计数据输入总账系统,大量的数据计算、分类、归集、存储、分析等工作,都可以由计算机自动完成,提高了会计工作效率,使会计信息的提供更加及时,满足了现代企业市场经济预测、决策的需要;由于运用了ERP系统,财务人员也能从繁杂的记账、算账、报账的工作中解放出来,其职能也从核算、监督为主转变为预测、决策服务为主,使财务人员在经济管理、提高企业经济效益中发挥更大的作用,提升了财务管理水平。 二、强化信用管理,降低资金风险 在ERP系统中,凡是信用客户,都需要经过审批。通过对企业客户的调查了解,报经信用审核小组审批通过后,授予客户一定的信用额度,在系统中按实际要求维护该客户的授信额度。如果该客户超出给定的信用额度,只有在客户交纳货款后方能继续进行业务,销售业务的发生就可以控制在预定信用额度之内。超出信用额度的,必须经过严格的审批程序,通过条线部门负责人审批解冻后方能开展业务,严格区分了职责的权限,合理地推动了内控的建设;同时,对超信用额度销售发生的业务也明确了货款回笼的责任,有利于货款的监控、回笼,降低了企业资金风险。启用信用管理功能后,信用客户赊销受到信用额度的限制,只有在资金回笼的前提下才可以继续开展新的赊销业务,有效地减少了应收款金额。 通过ERP系统的集成功能,财务每天可实时查询当天的采购计划、经营销售情况,结合系统提供的“跨公司代码记账”等功能,对资金实际上划和回笼情况及时监控。我们能实时地了解每一个客户当前的账目情况、历史信誉记录,有效地减少了漏洞,减少了人为沉淀资金的随意性,大大加强了对公司资金回笼的监控力度,提高了资金周转效率。 实行电子对账功能之前,都是等每月末从银行拿到银行对账单,再录人系统,和我们企业记账单进行核对,时间上滞后,也不利于资金的及时监控。ERP实行电子对账后,实时查询到资金的到账情况,可根据每日的银行进账单,与系统中的记账单进行核对,保证了资金的实时监控,降低了资金风险,实现了财务的有效管理。 三、监控进销经营情况和各项费用开支,强化财务对降本增效的分析职能 由于ERP系统提供的手段,使得企业能够在历史数据的基础上,准确地做好各条线、各部门、各费用科目的预算工作。并且能够做到按月分解和及时调整,让每一科目的费用都能够实时报告到他应该承担责任的部门负责人,并且可以和它的预算指标进行比较,及时提出预警或禁止信息。真正做到事前、事中、事后“三位—体”,进一步深化了预算管理,确保实现财务目标,使各项预算指标始终处于受控状态。同时业务部门可以在月中任何一天获得截至当时的收入、毛利、净利的经营信息,可及时了解经营情况,做出判断和决策。而财务的分析又及时地为业务管理提供了参谋的作用,使公司经营各环节资源的利用效率得到提高,对各级数据的控制能力加强。通过对财务活动的全过程动态监督,有效降低财务管理成本,提高企业抗风险能力,避免发展中潜在的各种问题和风险,如资金风险、财务政策风险等。在财务管理活动中,财务预测是制定和调整财务计划的重要工作环节,它主要完成销售预测、成本预测和资金需要量等预测,ERP的财务分析系统可以提供预算的自动编制、预算与实际比较分析等全面预算管理,ERP决策支持系统还可根据历史数据进行推算,自动计算出预测值,并可以对预测值进行手工调整,进行更为准确的预测。 四、对投资项目进行全过程管理,实现全面项目成本核算和财务信息的实时反映 通过实施ERP的PMPS模块以来,主要核心业务在ERP系统上运行,及时反映企业财务状况、投资计划和实际完成比。有效支撑了财务项目成本核算体系的扁平化,从而实现了全面项目成本核算和财务信息的实时反映。 在年度总投资规模的控制方面,通过建立年度投资程序结构并为其赋予预算,所有的投资项目必须挂接到所对应的年度投资程序结构,本年所发生的项目成本不可超过为其赋予的总预算,有效地对年度总投资规模进行了控制;单个项目预算的控制方面。根据项目类别的不同为每个投资项目创建不同的wBs结构,依据该结构依次向下对WBS各层下达预算,控制项目各组成部分的实际发生情况,从而控制了该项目的总预算不超;投资项目过程管理方面,根据项目类型创建服务定单和采购定单,通过不同级别的管理者对定单进行审批、进度确认等可反映出该项目的执行进度,尤其是项目的付款,必须得在确认定单后才可进行,有效地控制了项目款项的支付,杜绝超进度付款的情况发生;清理在建项目方面,即时反映了在建工程项目的情况,使之得到有效的及时清理,及时转固定资产。 五、加强了资产管理力度,为规范资产管理操作流程、落实资产清查和资产实物管理提供了保障 ERP管理系统的应用,财务部门可实时查询公司任何单项资产的使用年限、折旧提取、处置状况、剩余净值等情况,加强了对资产精细化管理和监控的力度,扭转了对资产管理无法及时掌握靠前手真实资料的局面,解决了信息不对称和监督乏力、滞后的问题。资产会计模块业务处理功能主要涉及固定资产主数据的创建和维护、资产采购、折旧、重估、报废和其他的调整业务,以及相关的月结、年结等操作流程。ER.P系统强大的资产主数据的设置,为完善资产实物台账、保证资产账实相符、对资产处置报废后建立账销案存、台账档案等后续管理提供了详细的数据基础。ERP将固定资产管理系统与固定资产核算系统无缝集成一体,达到了物流信息与资金流信息的集成,使得各项经营业务的财务信息能够及时准确地得到反馈。实时处理固定资产管理信息,不仅减少了财务人员的工作量,大大减少了人为的错误和遗漏,还能对固定资产资金的来龙去脉进行掌握、追踪。固定资产管理人员在创建固定资产主数据时,选择不同的资产分类,ERP系统通过后台配置的科目定位码将不同的资产定义到相应的原值、累计折旧和折旧费用等总帐科目。会计人员通过对明细资产编号的购置、报废、计提折旧、转移等操作就能实行总帐科目的及时更新,真正实现了固定资产管理系统与总帐的自动集成。 六、通过数据的及时传递。为企业决策提供及时的依据 原有的业务模式下业务数据由于需要层层上报、汇总在时间上相对滞后很多,当针对某一业务事件的数据被整理完成并做出分析时往往是“时过境迁”了。 通过ER_P系统时时在线的特性,数据分析人员同步从数据库中抽取相关数据进行分析,可以靠前时间对市场做出反映。例如,在ERP中通过MMBE可以查询出公司所有库存商品的当前库存与时间同步,针对库存情况对市场供应做出方案,在2007年至2008年市场资源极度短缺的情况下,确保供应为首要任务,怎么样在低库存的情况下靠前时间掌握库存动态,做出及时、准确、具有针对性的方案成为业务工作的核心内容。 以前业务、财务、数质量管理部门数据是政出多门,各自上报,经常出现口径不一、信息封闭现象。实施ERP系统后,实行了统一的信息标准,提供了集成的信息共享与使用平台。有效地打破了单一的、封闭的业务模式,在共同的平台上各负其责、各取所需,经营能够通过对企业各个环节的实时监控,当出现危机时能够快速反映给决策者,避免因信息不流畅而出现的决策失误,把企业面临的风险降至较低。决策者能全方位、深层次地了解到业务经营的各个环节,为业务经营的指导和调控提供了有力的保证。

ERP系统的管理理念与特点

ERP,是整合了企业管理理念、业务流程、基础数据、人力物力、计算机硬件和软件于一体的企业资源管理系统。ERP系统运用信息技术将企业的资金流、物资流、信息流进行有效的集成,使其协调运作,从而实现整个系统工作绩效的最优化,其核心的管理理念就是实现对企业整个供应链的有效管理。它体现以下几个方面的特点:

 

 

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SAP R/3是德国思爱普公司(System Application Products,SAP)推出的企业资源计划(Enterprise Resources Planning, ERP)大型系统集成管理软件。企业经营管理的全球化和多元化推动了世界范围内企业结构的变化,并且使业务流程日益复杂。这种趋势推动了产品和业务流程的革新和信息高速公路的应用。所有这些都要求以更短的反应时间来进行更多的协调与控制工作。时效性的决策必须基于不断地提供实时的信息。SAP R/3系统提供包括所有业务领域的业务处理流程的集成的解决方案,它是基于三层(可扩至多层)的客户机/服务器系统结构,支持多币种(可同时使用多达三种货币作为记帐和结算的本位币)多语言(15种国家语言)的完整的企业管理解决方案。  

(一)一体化管理的特点

在传统的企业管理中,采购、生产、销售、财务、人力资源等几个关键的企业行为相对独立,各有各的管理方式与系统,相互之间的信息用人工的方式进行传递,这就造成了信息的重复处理,甚至人为造成信息的不一致性,降低了效率,浪费了资源。而ERP系统提供了一个统一的平台,有效整合了企业行为中的各环节,其信息的传递是线性的,从订单到利润的实现。形成了一体化管理,从而有效地调动了企业资源,提高了管理效率。

SAP R/3主要由财务会计(FI)、财务控制(CO)、资产管理(AM)、销售与分销(SD)、物料管理(MM)、生产计划(PP)、质量管理(QM)、工厂维护(PM)、人力资源管理(HR)、项目管理(PS)、工作流程管理(WF)、行业解决方案(IS)等功能模块组成。而财务会计、金库、管理会计、投资管理和资产管理等构成了整个SAP R3集成系统的核心部分——财会子系统(FI & CO)。SAP产品以其强大功能、高度集成性、实时性、灵活性、开放性、可靠性以及国际普遍适用性得到了业界的广泛赞誉并占有了包括中国在内的广阔的ERP软件市场。包括长虹、康佳、海尔空调、李宁公司、小天鹅、联想集团、中化、中航油在内的数十家企业先后采纳了SAP公司的R/3产品作为企业的应用解决方案。1999年,SAP公司其ERP/MRPⅡ的软件销售收入达到了24.35亿美元,荣获当年ERP软件销售市场第一名。  

(二)适应企业多种生产方式的特点

企业的生产方式是多种多样、富有个性的。一套好的管理软件不仅体现先进的管理理念,还能适应企业多种生产方式,引导企业适应市场变化。ERP系统支持对混合型生产方式的管理,其管理思想主要表现在两个方面:其一是“精益生产”的思想。即企业按大批量生产方式组织常规生产,通过流程再造,消除不合理的环节,提高企业常规生产效益;其二是“敏捷制造”的思想。是指特定情况下非常规生产,通过特定的流程,有效调集企业资源,体现企业对市场的反应速度。

  1. SAP R/3系统的集成性SAP R/3系统具有高度的集成性,它不仅在财务会计与管理会计内部集成,同时也在系统内的所有模块之间集成。在物料(MM)、销售(SD)等模块进行业务操作的同时,系统自动同步生成财务凭证。这样省去了传统的大量的收集、整理、制单的基础工作,减少了不必要的重复工作与由此而产生的差错,并且提高了工作效率,使财务人员可腾出更多的时间来处理与分析数据。  

(三)充分体现了事先计划与事中控制的特点

ERP系统通过一体化管理,使企业管理者能实时了解生产各环节资源使用情况,通过计划管理进行事先计划与事中控制。系统中的计划体系主要包括生产计划、物料需求计划、能力计划、采购计划、销售执行计划、利润计划、财务预算和人才交流计划等,这些计划功能与价值控制功能已完全集成到整个供应链系统中,并通过定义事务处理相关的会计核算科目与核算方式,在事务处理发生的同时自动生成会计核算分录,保证了资金流与物流的同步记录和数据的一致性,从而实现了可根据财务资金现状,追溯资金的来龙去脉,并进一步追溯所发生的相关业务活动,改变了资金信息滞后于物料信息的状况,便于实现事中控制和实时做出决策。

由于系统高度集成性,数据实时更新、共享,横向上,企业管理分析所需的大量数据信息都可由系统中方便的取得。而且只要权限许可,原则上任何人在任何位置任何时间都可得到所需要的最新信息和数据,而不再需要专人整理汇总上报工作;纵向上,对一个集团来说,可随时随地获得跨公司、跨区域、跨部门的最新管理分析数据,减少信息传递的中间环节,提高信息利用率,方便快捷地进行分析决策。与传统的专用财务软件不同,R/3系统不仅能对已发生的业务进行事后的核算,更重要的是能对实际业务进行事前计划和事中控制及事后分析评估。  

(四)强调管理环节中协调作用的特点

ERP系统的计划、事务处理、控制与决策等功能都是在整个供应链的业务处理流程中实现的,它要求在每个流程业务处理过程中最大限度地发挥每个人的工作潜能与责任心,流程与流程之间则强调人与人之间的合作精神,以便在有机组织中充分发挥每个人的主观能动性与潜能,进而有效实现企业管理中信息的横向传递,减少信息传递的中间环节。使企业管理由层层管理的“高耸式”组织结构向管理者直接面对作业层的“扁平式”组织机构转变,提高企业对市场动态变化的响应速度。

 

  1. SAP R/3系统的财务和管理控制组织架构组织结构的确定,需要从对外法定报表和内部管理角度详细加以考虑。哪个层次上产生对外或对内的报表,是由组织结构定义决定的。SAP R/3系统可以定制用户自己的组织结构。对于一个大型的跨地域的集团性公司来说,通常在SAP R/3系统中可定义包括集团公司、公司代码、业务范围、成本控制范围、业务关联区和成本中心等组织结构元素。  

ERP系统给企业财务工作带来的变化

在ERP系统中,财务管理是核心环节,企业所有环节产生的信息最终都要通过财务管理进行集成,企业经营的成果也在这个环节体现,ERP系统赋予财务管理环节以更多的管理与监督的职能。

2.1集团公司(Company)复杂的组织日益需要一个全景式的会计报表,这种趋势在当今竞争日趋激烈的经济全球化进程中显得越来越重要。SAP R/3系统中定义的集团公司的组织结构元素,可以是实际的或虚拟存在的集团公司,主要用以合并会计报表。一个集团公司可包含一个或一个以上的公司代码,通常是在集团公司层次上出具合并财务报表。  

(一)对于财务凭证的处理

在ERP系统中,企业财务信息的来源发生了变化,由于各业务模块分散在各业务环节中,比如采购模块由采购部门使用,库存模块由仓储部门使用,销售模块由销售部门使用,而总账、往来账模块则由财务部门使用,各模块使用者通过一种环环相扣的方式形威最终的集成信息,而一些财务信息在业务操作时就已形成。比如在采购流程中,发出订单时不产生会计信息,验收入库时则通过对采购信息的匹配自动生成标准成本会计分录。在传统信息处理方式下。要等到材料入库、验收、财务部门核对供应商发票并登录账薄后才能了懈材料的进、出、存等情况,而在ERP系统处理中,每一个环节业务的处理都有相应的信息形成,并可以随时检索使用。传统的企业财务信息处理系统,无论是一级核算还是二级核算模式,最终的财务信息、会计凭证、会计分录等都是由财务部门制作而在ERP处理背景下,财务信息的来源向业务领域延伸,财务部门所做的工作是保证业务环节处理的准确性、及时性,并进行修订。

2.2公司代码(Company Code)公司代码代表一个独立的会计实体,拥有完整的会计帐套。是对外报送法定资产负债表和损益表的最小单位,所有的凭证都将过帐在公司代码层次上。一个公司(分公司)虽然不是法人,但是如果需要单独核算,对外出具资产负债表和损益表,也可以设置成单独的公司代码。  2.3业务范围(Business Area)主要用于企业内部管理,是创建内部资产负债表和损益表的组织结构。可以按照不同的部门或业务种类等多种方式在SAP R/3系统中来设置业务范围。  

(二)ERP系统中的计划系统给全面预算管理提供了业务平台

预算作为管理层设定的对未来一个时期战略规划的数量表述,可以促使计划的编制和执行,促进组织内部的沟通与协调,是保证企业沿着正确方向运行的重要手段。ERP系统中有完整的计划体系,而且这些计划功能与价值控制已完全集成在整个系统中,系统对计划执行费用的预测与控制,为企业实行全面预算管理提供了依据。

2.4成本控制范围(Controlling Area)成本控制范围是管理会计的组织结构单元,用来核算企业的收益及费用支出使用情况。在成本控制范围下可建立成本中心(组)或内部定单等成本控制对象。一个成本控制范围可包含多个公司代码,但一个公司代码只能分配给一个成本控制范围。所有的成本中心(即费用发生单位)都将包括在此成本控制范围中。因此,对公司外部运营情况的考核需要通过每个公司代码的资产负债表和损益表来揭示,而内部管理的考核可以跨整个集团公司的范围。  

(三)ERP系统的流程化管理给财务的监督功能的有效发挥提供了可能

ERP系统中的一体化管理方式使得财务信息的来源向业务领域延伸,财务部门所做的工作是保证业务环节处理的准确性、及时性,财务人员可利用ERP系统及时抽取企业生产各环节运行数据。这就给财务监督工作向事前和过程控制转变提供了可能,例如生产计划的总量控制、项目管理的预算控制、采购环节的价格监督和使用环节的资金来源控制等等。

 

2.5业务关联区(Operating Concern)业务关联区也是管理会计的组织结构单元,一个业务关联区可有多个成本控制范围,一个成本控制范围只能指派给一个业务关联区。业务关联区是获利能力分析中的核心组织结构,用来监控及分析该业务关联区内各“获利段”的运作情况和获利能力。“获利段”可以是销售地区、产品、客户等属性的灵活组合。因此可以按照各获利段为依据生成获利分析报表,考核其获利能力。  

充分发挥ERP系统财务监督的作用

2.6成本中心(Cost Center)成本中心是管理会计中的最小职责单位,是每一笔费用的具体接收者。成本中心建立后需要将每个成本中心分配给标准成本中心组。这样才能保证费用记帐在成本中心及部门上。成本中心的标准层次结构反映了成本中心与成本中心、成本中心与成本中心组、成本中心组与成本中心组之间的关系。标准层次结构中的每个节点代表一个成本中心组,当然除了标准层次结构中的成本中心组之外,还可根据业务需求在标准层次之外自己定义需要的成本中心组。  

(一)建立企业完善的全面预算管理体系

全面预算管理是将企业的决策目标及其资源配置以预算的方式加以量化,并使之得以实现的企业内部管理活动或过程的总称。全面预算反映的是企业未来某一特定期间(一般不超过一年或一个经营周期)的全部生产、经营活动的财务计划。实施企业全面预算管理,是把企业的经济运行看成一个整体,以企业的目标利润为主线,使整个预算管理活动围绕目标利润展开,通过“分散权责,集中监督”来有效配置企业资源,提高生产效率,实现企业目标。实施全面预算管理。促进了企业内部各部门间的合作与交流,减少了相互间的;中突与矛盾,也促进了企业计划工作的开展与完善,降低了企业的经营风险与财务风险。同时,预算为业绩评价提供了标准,便于对各部门实施量化的业绩考核和奖惩,也方便了对员工的激励与控制。

在ERP系统中,企业预算管理是企业资源配置的体现,是企业人行为流程管理的主线,也是进行过程监督的主要依据。建立企业全面预算管理体系,应以企业整体为目标,全面剖析企业资金流。对企业资金来源、使用方向等进行合理的分解与归并。根据企业实际情况建立企业资金管理的“WBS”(是英文Work Breakdown Structure的缩写,中文的意思是“工作分解结构”),进行标准化管理,使企业全面预算管理真正发挥控制与监督的作用。以预算的合理性、准确率为抓手,能预控企业的经营行为,降低企业经营风险。

  1. SAP R/3系统的财务会计(FI)SAP R/3系统对会计信息的公开性,依据有关各国会计法规进行了相应的定义,同时也适用于国际性的企业。其财会子系统符合40多个主要工业国,也包括中国的相关会计法规。SAP R/3系统的集成性确保了会计信息能够满足自动更新的要求。当用户在后勤模块处理业务时,这些业务所引起的财务上的变动将自动记入会计系统。此外,对系统外部数据,SAP R/3系统还为其用户提供了电子化处理同业务伙伴间的数据交换的功能。  

(二)根据ERP系统进行财务工作的过程重组与再造

ERP系统的实施,使财务信息的来源向业务领域延伸,减少了财务人员直接处理凭征的业务量。而保证会计及其他信息的及时性、完整性,减少误操作对信息造成的不良影响成为财务会计人员的一项新的工作。财务人员应及时调整工作重点,对传统的工作模式进行再造,明确新的工程流程和业务控制点,规范资金、物资需求的申报等。充分利用系统提供的信息,对企业经营过程各阶段上传的信息进行加工分析,及时对企业经营过程中物流与资金流进行控制与反映。

R/3系统的财务会计应用模块由总分类帐、应收帐款和应付帐款、固定资产、法定合并以及特殊统计会计功能等组合而成。  

(三)规范企业信息来源并确保信息的正确、有效

数据管理是ERP系统能否发挥其效率的关键,作为ERP系统核心环节的财务对数据的要求更为严格。在传统管理中,财务数据处理是财务部门份内的事,而在ERP系统中全过程的数据都可能对财务数据处理产生影响。为了确保财务数据的正确、有效,应对数据产生的关键环节进行监督与控制:利用预算管理对企业的资金流动进行合理分类,利用财务凭证对数据的有效性进行核对和对物资的采购与领用进行规范,利用企业财务报表对企业经营效率、企业运转状况进行反映,从而实现对企业管理全过程进行监督与控制。

3.1总分类帐(G/L)

(四)利用ERP系统建立企业动态绩效监控系统

ERP的应用,为企业提供了丰富的管理信息。如何用好这些信息并在企业管理和决策过程中真正起到作用,是衡量ERP应用成功的一个标志。在ERP系统完全投入实际运行后,企业应根据管理需要,利用ERP系统提供的信息资源设计出一套动态监控管理绩效变化的报表体系。以及时反馈和纠正管理中存在的问题。这项工作,一般是在ERP系统实施完成后由企业设计完成。利用ERP系统提供的信息资源建立起自己的绩效监控系统,不仅为企业管理和决策提供数据支持,同时也能监督、完善ERP系统的规范运行。

 

总之,ERP系统充分体现了先进的现代管理理念,是一套规范的、有效的企业管理工具,它的有效运转将给企业带来无法估量的效益。市面上有不少ERP相关的软件,比如成熟的ActiveReports 企业报表,这是一套成熟的报表系统。除此以外,还有一些灵活的Web应用生成器,比如活字格这种,可以很方便的做流程管理,等等。总而言之,处于系统核心环节的财务部门,其职能的有效发挥将对系统的成功实施起着举足轻重的作用,及早建立合适的ERP系统,才能最大效能的发挥财务部门的监控职能。

来源:e行网

3.1.1会计科目表SAP R/3系统提供了定义不同会计科目表的功能,使灵活多变的评估成为可能。作为经营用的会计科目表,包含了日常经营管理所需要的科目,也允许进行特殊的,在公司范围内的业务处理,财务会计和成本核算都使用同一个会计科目表;作为地区性的会计科目表,包含了为满足当地法规而设的科目。记帐的数据是基于政府的规定和预先定义的一些规则而处理的,其项目和经营用的会计科目表有所区别;作为集团公司的会计科目表,包含了在集团公司内所有公司代码使用的所有科目,其记帐数据是基于外部集团公司会计的要求,其项目和经营用的会计科目表不同。日常的凭证是记帐到经营用的会计科目表中的,但用户也可以按照某一个国家的特定要求或集团进行会计评估。  

3.1.2货币为了满足许多国家对货币的法规要求,SAP R/3系统支持用户同时使用多达三种货币作为记帐和结算的本位币。而且所有的业务处理均能以记帐本位币、集团公司货币以及客户自定义的硬通货记帐。另外,SAP R/3系统还支持自动处理有关外币评估、信息分类以及应收帐款的到期处理。  

3.1.3会计期间SAP R/3系统提供最多十六个的记帐会计期间。十二个正常的会计期间另有可自定义的一至四个特别记帐期间。会计年度也可以与日历年度相同或不同,同时还可定义缩短的会计年度(少于十二个会计期间)。

3.1.4财务报表SAP R/3系统提供了丰富的报表功能。从法定的会计报表到自定义的各种内部管理报表都可方便获得。由于系统是高度集成的,所有的业务发生时系统都会同步更新各种财务报表的余额。因此,如果需要且权限许可,任何人在任何时间、任何地方均可获得所需财务报表。原则上,只要有一项业务发生,系统就可以提供更新的财务报表,甚至是对外的资产负债表、损益表等。  

3.1.5总分类帐概述SAP R/3系统的总分类帐与目前国内所说的总分类帐其会计概念并不完全一样。SAP R/3系统中的总分类帐科目包括除核算应收帐款和应付帐款科目外的所有科目。除了总帐科目中的统驭科目外,所有的总分类帐科目都是可以直接记帐的,并且对于所有总分类帐科目都可以使用未清项管理。  

总分类帐科目的主记录数据结构可分为会计科目表层数据和公司代码层数据。会计科目表层数据用于整个主记录,如总帐科目代码,名称,是资产负债表科目还是损益表科目;公司代码层数据包含了如何控制业务数据的输入与记帐的参数,如何管理科目的数据,以及与其它公司代码相关的数据,如货币、税码、统驭科目和未清项管理等。  

总分类帐的记帐数据来源于以下方面:后勤等功能模块的集成自动记帐到总分类帐;明细分类帐(如应收帐款/应付帐款)中的记帐相应自动更新总分类帐;在总分类帐中的直接记帐。  

3.2应收帐款(A/R)应收帐款模块是SAP R/3系统的财会子系统中对客户进行监测与控制的模块。在此模块中,帐户分析、示警报告逾期清单以及灵活的催款功能,都使用户可以方便地处理客户未清项。系统为应收帐款设置明细分类帐,并为其设置统驭帐户。每一笔应收帐款都按未清项进行管理,SAP R/3系统的应收帐款模块提供一对一的清帐方式,同时也支持按余额总数进行清帐的方式。如果条件许可,系统与电子银行联网,还可实现自动处理进帐业务并提供电子对帐单。系统可以随时从系统中得到每个客户的帐龄分析报告,还可以对已逾期的应收款进行催款。根据未清项目的欠款天数以及对客户信用管理策略设置不同的催款等级进行催款管理。  

集成地使用SAP R/3的销售及财务会计模块,在销售模块业务发生时,系统自动生成会计凭证,应收帐款明细帐自动更新,同时统驭帐户总帐余额也同步更新,并保持数据的一致性。当然,系统也支持手动输入记帐。  

3.3应付帐款(A/P)应付帐款的核算与应收帐款相似,不再赘述。  

3.4特殊分类帐另外,SAP R/3财会子系统提供了特殊分类帐模块,可为用户提供特殊的计算功能。在此模块中,一个特殊分类帐可以通过对科目的设置(如成本中心、产品等),从不同的视角来反映科目的余额。用户可以对每一个分类帐进行计划、分配和货币转换处理。当实际业务发生时,这些特殊分类帐也能自动地更新。这能满足不同的厂商对报表的要求。  

3.5固定资产SAP R/3系统的固定资产模块涵盖了所有主要工业国家在法定报表和资产价值地评估方面的要求。能处理包括资产购置、折旧、转移、报废等业务。除了法定的对资产价值评估,可自定义许多折旧和评估的方法。  

固定资产的核算和管理是财务会计的重要组成部分。无论是出于外部或内部的会计核算的要求,对固定资产进行计划和监控也显得更加重要。对固定资产的管理,系统主要是通过资产的分类来实现的,这样可以在系统中定义任意多个帐户分配以及相应的统驭科目。资产分类,在SAP R/3资产管理应用程序中占据核心的位置。  

高度集成使用SAP R/3系统使用户能应用高效率的功能。这对于资产管理模块中的资产购置尤其明显。与其相关技术/作业部门(应用程序)主要有:财务会计模块——应付帐款,物料模块——收货及发票校验和库存管理,项目管理模块——项目结算,工厂维护模块——后资本化等。对于折旧,系统支持使用多种不同的折旧方法并提供了综合模拟及资产负债表优化的功能,这样就可以通过模拟折旧方法中的更改来执行报表,将优化的折旧结果转帐到报表中。这种模拟的功能为用户提供了对资产价值的不同视角,并且能处理计划和实际的投资。同样,系统支持固定资产的报废和部分报废并自动计算所有待结算的金额。

3.6法定合并与单独的企业财务报表相比,合并财务报表已经显得日益重要。SAP R/3系统允许用户能够选择多种方式对集团公司下属的子公司的业绩进行评估。合并财务报表不是简单地将子公司会计报表进行简单地相加,而是对资产、应收/应付帐款、债务、利润、销售收入等进行重新分类、评估、合并及内部抵销。所有地合并业务都是由系统自动完成。除了法定合并以外,系统还允许用户在计划值地基础上经常地结算和作合并会计报表,如汇总的财务报表。  

3.7财务会计信息系统SAP R/3的财务会计信息系统(FIS)是基于SAP的综合数据信息仓库(EIS)的交互式信息系统。它使用户可以在指定的数据参数的基础上对相应的财会数据作评估。财务会计信息系统对不同币种的分析、总分类帐科目分析、资产负债表和损益表的分析等领域的经营管理提供有效和综合的支持。用户可以对所有的组织结构单元(如公司代码、公司和业务部门)和各种会计期间(会计年度和会计期间)进行评估。报表既可以用公司代码的货币,也可以用其它平行使用的货币——如集团公司货币、硬通货等。功能强大的信息查询功能是SAP产品的另一突出特点。

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